Piano ferie: cos’è e come farlo

Si tratta di un diritto di ogni lavoratore, ma occorre escogitare modalità che mantengano l’armonia nelle aziende e ne rispettino la produttività

Le ferie rappresentano un momento delicato all’interno dell’azienda, sia per il datore di lavoro che per i dipendenti. Se, infatti, da una parte è necessario strutturare un calendario che possa consentire a tutti di andare in vacanza, riuscendo a mantenere intatta l’operatività aziendale, dall’altro ogni soggetto che richiede questo periodo di pausa dall’attività lavorativa vorrebbe stabilire secondo le proprie esigenze un intervallo a lui utile, cercando però di evitare conflitti interni con i colleghi e con il management centrale. Questa ricerca di equilibrio può essere raggiunta unicamente pianificando con largo anticipo un piano ferie, che di solito è diviso per il periodo invernale ed estivo, avendo prima preso atto delle diverse richieste da parte dei dipendenti.

Come e quando si ha diritto alle ferie
Come dicevamo, le ferie rappresentano un elemento centrale nel mondo del lavoro, tanto da essere presente anche all’interno della nostra Costituzione che, all’articolo 36, evidenzia come ogni dipendente debba poter disporre di un periodo di riposo settimanale e annuale, al quale non può in alcun modo sottrarsi. Quest’ultimo punto non riguarda però coloro che occupano ruoli dirigenziali, che invece possono rinunciare alle ferie. A questo va aggiunto il Codice civile all’articolo 2109 e il Decreto legislativo n. 66 /2003 all’articolo 10, che ne stabilisce la durata minima.
Ogni lavoratore deve infatti poter disporre di un periodo di ferie retribuite annuali non inferiori alle quattro settimane, di cui due da svolgersi nell’anno di maturazione e le restanti entro i 18 mesi successivi, conteggiabili a partire dalla fine dell’anno in cui sono state collezionate, quindi dal 31 dicembre in poi. Tale periodo può essere allargato a seconda dei contratti collettivi del lavoro vigenti per le categorie presenti.
Al riguardo è bene sottolineare che, salvo i casi di comprovata impossibilità di fruizione delle ferie per esigenze aziendali e di fine di rapporto di lavoro, le ferie non consumate non possono essere sostituite da indennità finanziaria. Tale disposizione è volta proprio a far rispettare il periodo di riposo, necessario per il benessere e la sicurezza del dipendente, e quindi della sua produttività aziendale.

Consigli su come predisporre un piano ferie
Predisporre un piano ferie che sia la sintesi del giusto equilibrio tra le necessità aziendali e le esigenze dei propri dipendenti rappresenta una vera e propria sfida per il datore di lavoro. Per questo è necessario che tra i due soggetti in causa ci sia una comunicazione completa, trasparente e soprattutto preventiva così da evitare brutte sorprese dell’ultimo momento.
Il datore di lavoro, dopo aver analizzato i periodi più “caldi” della sua società rispetto anche alle richieste del mercato, dovrebbe presentare un documento informativo da condividere con tutti i lavoratori, nel quale si evidenziano gli intervalli di tempo in cui sarebbe meglio non assentarsi, le date entro le quali fare domanda per le ferie e infine le divisioni aziendali che presentano maggiori criticità e che per questo non possono presentare defezioni. L’obiettivo finale è quello di poter avere in azienda lavoratori motivati e riposati sia dal punto di vista operativo che psicologico, così da non compromettere l’andamento imprenditoriale.
Una volta preso atto dell’intervallo di tempo a disposizione per le ferie stabilito dal datore di lavoro, i dipendenti potranno quindi indicare il periodo in cui vorrebbero assentarsi. La decisione finale è sempre in capo all’azienda e il lavoratore deve accettarla. In linea di massima, però, è buona prassi trovare un punto di incontro tra le parti così da non scontentare nessuno e soprattutto non minare il rapporto di fiducia e lealtà tra lavoratore e datore. Per questo è importante che il piano ferie venga predisposto con largo anticipo, di solito all’inizio dell’anno, in modo tale che tutti possano organizzarsi e programmare il riposo adeguatamente. Al riguardo, però, in molti casi, non essendo possibile preventivare ogni evento futuro o sopravvenute necessità, si preferisce stabilire le ferie in due momenti separati all’interno dell’anno, di solito inverno ed estate.
Per preparare un piano ferie si può utilizzare il metodo classico, attraverso un foglio Excel, anche se negli ultimi anni, sono sempre di più le aziende che preferiscono l’installazione di software creati ad hoc, così da gestire meglio la situazione e avere una visione completa e aggiornata sempre sottomano, specie per quelle realtà che hanno molti dipendenti, e pianificando in modo più ordinato ed efficiente la grande mole di richieste e le eventuali modifiche in corso.